Bilježnica, Excel ili program za autoservis: iskrena usporedba

Većina autoservisa u Hrvatskoj termine i danas vodi u bilježnici ili na kalendaru na zidu. To nije sramota - bilježnica je brza, ne treba struju i svi je znaju koristiti. Pitanje je samo u kojem trenutku počne koštati više nego što štedi. Ovdje je usporedba triju načina rada, bez uljepšavanja i za bilježnicu i za program.

Usporedba na jednom mjestu

Bilježnica: kada je sasvim dovoljna

• radite sami ili s jednim čovjekom, i uvijek ste uz šalter;
• imate stalne klijente koje znate napamet, nekoliko termina dnevno;
• nedolasci vam nisu problem i nitko ne treba vidjeti raspored kad niste tu.

Slabosti se pokažu tek kad posao naraste: bilježnica je samo na jednom mjestu, ne zna podsjetiti klijenta, a kad tražite „što smo radili na onom Passatu prošle jeseni”, listate. I jedna kava prolivena po njoj može odnijeti pola godine termina.

Excel ili Google tablica: korak naprijed, ali s kvačicom

Tablica rješava pretraživanje i, ako je dijeljena, raspored vide svi. Ali tablica nije kalendar: preklapanja termina ne vidi, na mobitelu se teško upisuje, a klijentu sama ništa ne šalje. U praksi tablica ostane uredna dok je vodi jedna pedantna osoba - kad uskoči netko drugi, nastanu tri stupca s „napomenama” i pet načina pisanja iste registracije.

Program za servis: što stvarno dobivate

Dobar program ne bi trebao tražiti da mijenjate način rada, nego skinuti s vas ono što ionako radite ručno:

• kalendar koji vide svi - na računalu u radioni i na mobitelu u džepu;
• automatski podsjetnik klijentu dan prije termina, što je najjeftiniji način da se smanje nedolasci na termin;
• povijest svakog vozila - kad je bilo, što je rađeno, tko je klijent;
• podaci koji ne nestaju s izgubljenom bilježnicom ili pokvarenim računalom.

Na što paziti kad birate:

1. Radi li dobro na mobitelu. Majstor je u radioni, ne za stolom. Ako je program za mobitel nespretan, nitko ga neće koristiti.
2. Koliko traje upis termina. Ako je duže nego u bilježnicu, ljudi će se vratiti bilježnici.
3. Jesu li SMS poruke uključene i koliko ih ima mjesečno.
4. Možete li isprobati prije plaćanja i otkazati bez ugovorne obveze.
5. Što s vašim podacima ako odete - možete li ih dobiti i gdje se čuvaju (GDPR).
6. Treba li vam sve odjednom. Program s fakturiranjem, skladištem dijelova i knjigovodstvom skuplji je i sporiji za naučiti. Ako vam treba kalendar i podsjetnici, ne plaćajte ostalo.

Kako prijeći bez kaosa

Ne prepisujte cijelu bilježnicu i ne uvodite sve odjednom - krenite od termina, klijente upisujte kako dolaze, a podsjetnike uključite tek kad je to posloženo. Redoslijed korak po korak opisali smo u tekstu digitalizacija auto servisa: od čega početi.

Česta pitanja

Treba li malom autoservisu program?

Ne nužno. Ako radite sami, imate nekoliko termina dnevno i nedolasci vam nisu problem, bilježnica je dovoljna. Program se isplati kad raspored treba vidjeti više ljudi, kad želite automatske podsjetnike ili brzo pronaći povijest vozila.

Je li Excel dobar za vođenje autoservisa?

Za pretraživanje i dijeljenje rasporeda bolji je od bilježnice, ali ne vidi preklapanja termina, teško se koristi na mobitelu i klijentu ne šalje podsjetnike.

Na što paziti pri odabiru programa za autoservis?

Da dobro radi na mobitelu, da je upis termina brz, jesu li SMS poruke uključene, možete li ga isprobati i otkazati bez obveze te što se događa s vašim podacima.